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Transporters

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Documentation Voyageurs

 

Dépôt de demande

Principe de dépôt de demande

Lorsque vous souhaitez effectuer un trajet précis avec un groupe de voyageurs prédéfini, vous pouvez déposer votre demande de devis gratuitement et facilement sur Cogibus.com.

Cette demande de devis est traitée automatiquement. Elle n'est prise en compte que si elle est déposée via le formulaire en ligne.

Le dépôt de votre première demande entraîne automatiquement la création de votre espace personnel. Celui-ci vous permettra de consulter l’avancement de vos demandes.

Chaque demande de devis correspond à un voyage, qui peut être un aller simple, un aller retour, ou bien une suite de trajets. Le nombre de voyageurs peut varier d’un trajet à l’autre.

Si vous avez plusieurs voyages à réaliser qui ne sont pas liés entre eux, il convient de déposer plusieurs demandes de devis différentes.

Paramètres de la demande

Les seuls paramètres obligatoires sont :
  • les dates des trajets
  • les lieux de départ et d’arrivée pour chaque trajet
  • le nombre maximal de passagers prévus.
  • Pour que votre demande soit la plus précise possible, nous vous invitons aussi à compléter des paramètres facultatifs, tels que :

  • les horaires de départ ou d’arrivée pour chaque trajet
  • le besoin -ou non- d'une mise à disposition sur place
  • l’ajout d’un commentaire à votre demande pour compléter celle-ci avec toutes les informations utiles à l'établissement des devis
  • Il n'est pas possible d'ajouter vos coordonnées en commentaire. Les compagnies n'auront accès à vos coordonnées qu'une fois leurs devis confirmés.

    Qui peut consulter ma demande ?

    Seules les compagnies agréées par Cogibus peuvent consulter et répondre à votre demande. Celles-ci ne peuvent pas connaître votre identité lors de la consultation de celle-ci. Cogibus compte actuellement plus de 200 compagnies agréées à travers la France, toutes contrôlées préalablement. Si aucune de ces 200 compagnies ne répond favorablement, nous démarchons des compagnies supplémentaires non-inscrites jusqu'à ce qu'un prestataire soit trouvé.

    Combien de temps est valable ma demande ?

    Votre demande est valable jusqu’à ce que vous ayez accepté le devis d’une compagnie, que celle-ci ait confirmé ce devis, et que la totalité de la capacité demandée soit pourvue. Si le premier devis confirmé ne satisfait qu’une partie de la demande, alors la demande reste valable jusqu’à ce qu’elle soit totalement satisfaite.

    Autrement, votre demande reste valable jusqu’à la date du départ du premier trajet, sauf si vous décidez de l'annuler.

     

    Suivi des demandes

    Espace personnel

    Dès le dépôt d'une demande, Cogibus met à votre disposition un espace personnel qui vous permet de :
  • Consulter l'état d'avancement de votre demande
  • Consulter les devis reçus
  • Vous renseigner sur les compagnies concernées
  • Accepter vos devis, et, si la compagnie a activé le paiement, payer en ligne l'acompte et/ou le solde
  • Démarchage automatique

    Une fois votre demande déposée, l’algorithme de Cogibus se charge de démarcher des transporteurs potentiellement intéressés par votre demande. Selon la localisation et la capacité demandé, l’algorithme peut prospecter de 1 à 100 compagnies différentes. Les transporteurs déposent alors leurs devis sur Cogibus, et ceux-ci sont consultable uniquement sur Cogibus.

    En tant que voyageur, vous pouvez déposer autant de demandes de devis que de voyages souhaités mais vous ne pouvez déposer plusieurs demandes de devis pour un même voyage.

    Démarchage suggéré

    Lors du dépôt de votre demande ou par la suite via votre Tableau de bord, vous pouvez nous suggérer des compagnies à démarcher en particulier, comme par exemple une compagnie avec laquelle vous avez l'habitude de travailler.

    Cogibus se charge ensuite de la démarcher pour vous.

    L'utilisation de cette fonctionnalité est recommandée pour améliorer la qualité et la rapidité de réponse des transporteurs.

    Autocar-partage

    Lorsque vous déposez une demande ou par la suite sur votre Tableau de bord, il vous est proposé de cocher la case ‘’Je suis ouvert aux propositions de partage de l'autocar avec d'autres groupes.’’. Si vous cochez cette case, Cogibus recherche des demandes similaires à la vôtre, dans le but de partager les coûts du voyage avec d'autres groupes qui ont le même itinéraire que vous.

    Dès que Cogibus détecte que deux groupes peuvent "matcher", Cogibus met en relation ces deux groupes qui peuvent, ou non, confirmer le partage via leur Tableau de bord. Si les deux groupes s’accordent à voyager ensemble, les transporteurs en sont informés en consultant les demandes.

    Les transporteurs peuvent alors proposer à chaque groupe un devis à tarif préférentiel, et n'incluant pas l'exclusivité de l'autocar. Chaque groupe reste un client distinct pour le transporteur, et fera l'objet d'une facturation propre.

    Questions-réponses

    Les transporteurs peuvent vous poser des questions sur vos demandes de devis. Le transporteur n’ayant pas accès à vos coordonnées avant la signature du devis, tous les échanges se font uniquement à travers la plateforme Cogibus.

    De la même manière, lorsque vous consultez un devis qui vous a été proposé, une fonctionnalité de Questions/Réponses vous est proposée en bas de page. Celle-ci a été créée pour pouvoir poser des questions au transporteur si celui-ci n’a pas été assez précis sur une information qui vous semble importante.

    Annulation d'une demande

    Tant que votre demande reste active, Cogibus continue à rechercher pour vous des transporteurs. Il convient donc de l'annuler si cette recherche n'est plus d'actualité.

    L'annulation d'une demande se fait via le Tableau de bord, et est systématiquement justifiée, à des fins statistiques.

    Réception des devis

    Principe

    Une fois votre demande déposée, celle-ci est consultable par l’ensemble des autocaristes partenaires de Cogibus. Ceux-ci ont accès à toutes les informations contenues dans votre demande pour pouvoir dresser un devis répondant le plus précisément à vos attentes. Pour chaque devis déposé, un transporteur renseigne obligatoirement certains paramètres, qui sont :
  • le nombre de véhicules nécessaires au transfert
  • la capacité totale mise à votre disposition
  • le montant total de la prestation
  • A ces paramètres obligatoires s’ajoutent des paramètres facultatifs, qui vous donnent davantage d’informations sur la prestation. Parmis ceux-ci on retrouve :

  • le forfait kilométrique (nombre de kilomètres au-delà duquel l’autocariste se réserve le droit d'appliquer un surcoût)
  • les éléments compris ou non dans le tarif indiqué (hébergement et repas du(des) chauffeur(s), frais de stationnement, frais d’autoroute)
  • le supplément horaire
  • le supplément kilométrique
  • les conditions de paiement
  • les conditions de rétractation
  • un commentaire sur la prestation
  • Devis PDF imprimable

    Vous pouvez, pour chaque devis qui vous a été proposé, télécharger ce dernier au format PDF. Soit ce document PDF a directement été transmis par l’autocariste, soit il a été rédigé automatiquement par Cogibus en reprenant les données du devis proposé par l’autocariste.

    Combien de temps est valable un devis ?

    Un devis déposé par un autocariste est en principe valable jusqu’à la date d’expiration indiquée par l’autocariste. Cependant, et tant qu'il n'a pas été accepté par vous et confirmé par l'autocariste, un devis reste conditionné à la disponibilité des véhicules. Il vous est donc recommandé de prendre une décision rapide après réception du devis.

    Par ailleurs, il vous est possible toujours d’accepter un devis dont la date d’expiration est dépassée, mais les chances pour qu'il soit confirmé par le transporteur s'en trouvent réduites.

    Modification de devis

    En cas d’erreur dans le remplissage du devis ou de modification de la demande de devis de votre part, le transporteur peut modifier le devis qu’il vous a proposé. Les modifications ne peuvent intervenir sur les données inhérentes à la demande (lieu de départ et d’arrivée, ainsi que dates de prise en charge). Les modifications peuvent intervenir sur d’autres données qui vous sont demandées mais auxquelles le devis ne doit pas forcément se conformer (capacité, horaires, ...).

    Il peut en outre arriver que le tarif affiché sur un devis évalue dans le temps avant son acceptation, soit à la baisse si le transporteur souhaite s'aligner sur d'autres devis proposés, soit à la hausse si la date de départ se rapproche trop.

    Fiche transporteur

    Avant d’accepter un devis, vous pouvez consulter la fiche de présentation du transporteur. Vous y trouverez des informations telles que ses informations légales, son attestation d’assurance, mais aussi les évaluations laissées par les autres voyageurs.

    Acceptation et confirmation

    L'acceptation d'un devis se fait via votre Tableau de bord sur Cogibus.com. Selon les options activées par le transporteur, il peut vous être demandé un paiement d'un acompte en ligne (ce qui permet d'accélérer le processus), ou l'envoi du paiement de l'acompte directement au transporteur.

    Lorsque que plusieurs devis vous ont étés proposés pour une même demande, vous avez la possibilité d’en accepter plusieurs.

    Dès qu'un devis est accepté, le transporteur a la possibilité de le confirmer ou de l'annuler.

    La demande reste active et Cogibus continue à démarcher les transporteurs tant que le ou les devis confirmés pour une demande ne la couvrent pas dans son ensemble. Dans la plupart des cas, un seul devis confirmé suffit. Cependant, pour des voyages complexes, il est donc possible de cumuler plusieurs prestations de plusieurs transporteurs différents et se partageant soit les trajets à réaliser (par exemple, l'un l'aller, l'autre le retour), soit les effectifs (en cas d'effectif important).

    Attention, lorsque vous acceptez un devis proposé par un transporteur, vous vous engagez à voyager avec celle-ci si celle-ci confirme sa proposition.

    Une fois un devis confirmé, vous recevez les coordonnée directes du transporteur et le transporteur reçoit les vôtres.

    Refus d'un devis

    Il est possible de refuser un devis sans pour autant annuler la demande. Cela permet de donner une réponse plus rapide au transporteur, et éventuellement de l'encourager à améliorer son offre.

    Dans le cas où votre demande ne serait plus d'actualité, il convient non pas de refuser les devis mais d'annuler la demande afin de stopper les recherches de transporteurs.

     

     

    Après confirmation du devis

    Paiement et modalités

    Le transporteur peut avoir activé le paiement en ligne de l'acompte puis du solde de la prestation. Dans ce cas, il vous est possible de payer directement par carte en ligne et de consulter votre facture sur Cogibus.

    En cas de modification non prévues

    Dans le cas où vous souhaitez modifier les informations du contrat après avoir accepté un devis, nous vous demanderons de bien vouloir nous informer de ses changements pour que nous puissions mettre à jour notre base de donnée et nous assurer d’une parfaite cohérence entre vos informations, celles de notre base de données et celles qui sont envoyées au transporteur.

    Evaluation du transporteur

    Après chaque voyage effectué, Cogibus vous propose d’évaluer la prestation du transporteur. Cela nous permet de contrôler la qualité des prestations réalisées mais aussi de partager votre avis avec les autres voyageurs. L’ensemble des évaluations sont publiées sur la page publique de chaque transporteur, accompagnées du prénom et de la première lettre du nom de son auteur.

    Nous vous proposons d’évaluer chaque prestation selon 3 critères objectifs :

  • Accueil et ponctualité
  • Conduite et sécurité
  • Confort et propreté des véhicules
  • Vous pouvez donner pour chacun de ces critères une note entre 1 et 10.

    Il vous est aussi demandé de confirmer si les conditions du devis signé, et en particulier le tarif, étaient conformes à ce qui avait été négocié sur Cogibus.Vous avez aussi la possibilité de rédiger un commentaire sur votre ressenti général du voyage.

    Ces évaluations étant publiques, les compagnies disposent d’un droit de réponse sur les évaluations qui ont été données pour leurs voyages.

     

    API Demandes

    Principe

    L'API Demandes s'adresse aux organismes ayant souvent recours à des transporteurs et dotés d'une organisation décentralisée, tels qu'agences de voyage, organisations syndicales, fédérations sportives, communautés éducatives, etc.

    Cogibus propose de créer une rubrique "Transports" dans l'intranet de ces organismes, à destination des responsables locaux. Grâce à l'API, l'organisme pourra ensuite placer dans cette rubrique un module complet de demande de devis, afin d'aider les responsables locaux à organiser les déplacements en groupe et de leur faire plus facilement profiter de tous les avantages des outils Cogibus.

    Lorsqu'un responsable local remplit une demande de devis, un compte Cogibus est créé à son nom, lui permettant de suivre l'évolution de sa demande et de consulter les devis reçus.

    Activation

    L'activation de l'API se fait sur simple demande à Cogibus.

    L'installation dans votre intranet sur fait au moyen de quelques lignes de code que nous vous fournissons automatiquement, et à copier-coller sur votre site. L'API est compatible avec tous les CMS existants (WordPress, Joomla, etc.).

    Paramètres techniques

    Une fois l'API activée, vous verrez apparaître dans votre Tableau de Bord le lien "API Demandes" dans l'onglet "Paramètres". La page de paramétrage vous permet de :

  • Retrouver le code HTML à copier-coller dans votre site.
  • Configurer les champs à afficher ou non sur le formulaire
  • Configurer les appels d'offre lancés (limitation à certaines compagnies, etc.)
  • Paramètres esthétiques

    La page de paramétrage vous permet également de choisir un thème visuel et de saisir les couleurs de votre charte graphique, afin de rendre cohérente l'intégration de l'API à votre intranet.

    Il est également possible d'ajouter du code CSS personnalisé.

    Monitorage

    En tant que gestionnaire de l'API, vous pouvez contrôler l'ensemble des demandes déposées et des devis reçus par vos responsables locaux, et notamment :

  • La date et l'itinéraire des demandes
  • Les compagnies choisies et leurs garanties (attestation d'assurance, évaluations, ...)
  • Les conditions financières de chaque voyage
  • Ces données peuvent vous êtes présentées sous forme de liste, d'agenda, ou de cartographie.

     

    Autres paramètres

    Alertes

    Dans la rubrique "Paramètres" puis "Alertes" de votre Tableau de bord, vous trouverez une liste d'évènements pour lesquels une notification par e-mail vous est automatiquement envoyée : nouveau devis reçu, question sur une demande, etc.

    Les alertes les plus importante sont automatiquement activées.