Documentation transporteurs

Recueil et consultation des demandes privées

Principe de l'API Demandes

L’API Demandes (“Application Programming Interface”) que nous avons développée vous permet de récolter les demandes de devis de vos clients privés depuis votre propre site web. Cette interface prend la forme d’un formulaire en marque blanche : le logo Cogibus n’y apparaît pas, et à aucun moment nous n'entrons nous-mêmes en contact avec vos propres clients.

Paramétrage de l'API Demandes

Vous trouverez dans votre espace personnel sur le site Cogibus.com (onglet "Paramètres" puis "API Demandes") une page concernant votre clef API. Sur cette page vous est proposé un code HTML qui servira à intégrer l’API sur votre site web. L’intégration se fait une seule fois, même si vous souhaitez modifier les paramètres de l’API à posteriori. Les différents paramètres que vous pouvez modifier sont :

• La langue
• Le style
• l’activation ou non de la fonctionnalité de mutualisation des demandes

Vous pouvez aussi choisir le style du formulaire pour que celui-ci soit le plus adapté à l’identité visuelle de votre site web.

Page de consultation des demandes privées

Les demandes privées sont les demandes recueillies depuis votre site web grâce à l’API. Vous pouvez consulter ces demandes via votre espace personnel dans l’onglet "Demandes" puis dans la rubriques "Demandes privées". Ici s’affichent les demandes postées sur votre site web via l’API. Ces demandes ne sont visibles que par vous ainsi que le personnel de votre compagnie.

Par ailleurs, vous pouvez ajouter manuellement vos demandes privées reçues par un autre moyen que le formulaire (par mail, téléphone, …) pour que l’ensemble de vos demandes privées soit centralisé sur votre espace personnel Cogibus.

Réseau de mutualisation

Le réseau de mutualisation est une fonctionnalité imaginée par Cogibus qui vous permet d’accéder aux demandes de devis adressées à d’autres compagnies et qui n’ont pas pu être satisfaites par celles-ci.

Lorsque vous avez activé cette fonctionnalité, le client peut sur le formulaire de demande de devis cocher la case “En l'absence de disponibilité, je souhaite que ma demande soit transmise à d'autres compagnies”.

Lorsque vous refusez une demande privée parce que vous ne pouvez pas y répondre et que le client a accepté que sa demande soit mutualisée, alors la demande devient publique et seules les compagnies qui ont activé la fonctionnalité de mutualisation peuvent y accéder.

Vous pouvez paramétrer le délai de refus automatique, qui peut être modifié une fois par mois, et correspond au délai au delà duquel toute demande privée reçue à laquelle vous n’avez pas répondu devient publique. Ce délai correspond d’autre part au délai à partir duquel vous pouvez répondre aux demandes issues du réseau de mutualisation à compter de leur date de dépôt.

Par exemple, si vous paramétrez le délai de refus automatique à 10 jours, alors d’une part vos demandes privées auxquelles vous n’avez pas répondu 10 jours après leur dépôt deviennent publiques, et d’autre part, vous pouvez accéder aux demandes adressées aux autre compagnies ayant activé la fonctionnalité de mutualisation et y répondre à partir de 10 jours après que celles-ci aient été déposées.

Pour vous, ce transfert de demandes provenant d’autres compagnies représente une réelle baisse du coût d'acquisition de nouveaux clients.

Cette fonctionnalité n’est pas obligatoire et vous pouvez l’activer ou la désactiver à partir de votre espace personnel sur Cogibus.com dans la rubrique “API Demandes”.

Utilisation du fichier client

Le fichier client, que vous pouvez retrouver dans l’onglet ‘ressources’ de votre espace personnel sur Cogibus.com, est une page permettant la gestion de votre clientèle. Celui-ci permet d’avoir une liste exhaustive de vos clients avec leurs coordonnées et autre informations importantes.

Vous pourrez importer une liste de clients au format CSV et également exporter le fichier client aux formats CSV ou EXCEL.

Fiche client

Elle regroupe toutes les informations relatives à un client privé et permet de:

• Consulter et modifier les informations personnelles d'un client
• Consulter les demandes déposées par ce client
• Consigner et consulter vos échanges avec ce client (appel, email, ...)
• Générer et gérer une facture adressée à ce client

Consultation des demandes publiques

Page de consultation des demandes publiques

Pour rechercher des demandes de devis correspondant à vos attentes à partir de votre espace personnel, vous pouvez les consulter dans 'demandes publiques'.

A partir de cette page, vous pouvez ainsi rechercher les demandes de devis à proximité du lieu qui vous intéresse, soit en sélectionnant un département, soit en sélectionnant une ville précise et en définissant un rayon de 15 à 300 kilomètres à l’intérieur duquel les demandes de devis peuvent vous intéresser.

Plusieurs filtres peuvent vous aider dans votre recherche ;

• afficher seulement les demandes correspondant à vos disponibilités
• afficher seulement les demandes correspondant à la capacité de vos autocars.

Une fois la recherche lancée, une liste de demande s’affiche sur votre écran, avec pour chaque demande les informations essentielles (les dates de trajets, le nombre de passagers, le distance du trajet, ainsi que les points de départ et d’arrivée). Vous pouvez alors cliquer sur les demandes de devis qui vous intéressent pour avoir plus de détails ainsi que pour pouvoir déposer votre devis.

Recherches pré-enregistrées

Nous vous proposons de créer des recherches pré-enregistrées pour vous éviter de remplir les mêmes critères à chaque fois que vous consultez les demandes publiques si vous effectuez souvent des recherches autour d’un même lieu ou bien à une période précise.

Ces recherches peuvent être lancées par deux moyens :

• Par la page de consultation des demandes publiques : les recherches que vous avez pré-enregistrées vous sont proposées sur la page de consultations des demandes publiques pour cibler automatiquement les demandes qui correspondent à vos attentes.
• En activant leur fonction d’alerte e-mail : cette fonction permet de recevoir directement par e-mail les demandes correspondant aux recherches pré-enregistrées sans avoir à passer par le site Cogibus.com. Vous pouvez choisir d’être informé plus ou moins régulièrement des nouvelles demandes qui peuvent vous intéresser ou bien des demandes que vous n’avez pas encore consultées.

La recherche intelligente

Cette fonctionnalité permet de trier pour vous les demandes qui pourraient correspondre à votre situation et de vous proposer des trajets dont le lieu de départ est totalement différent de la zone de prise en charge habituelle mais pour lesquels vous resterez compétitif.

Pour rendre ces recherches plus pertinentes, vous pouvez préciser un coût kilométrique moyen et un coût par nuitée moyen. Ainsi, notre algorithme élimine directement les demandes où vous risquez de proposer un tarif bien plus élevé que vos concurrents.

Consultation des tarifs concurrents

Nous avons choisi de vous laisser consulter les tarifs déjà proposés pour une demande de devis, pour plusieurs raisons :

• cela vous permet d’abord de vous donner une information générale concernant votre placement tarifaire sur le marché.
• cela vous permet de ne pas perdre de temps à déposer un devis qui aurait peu de chance d’être accepté.
• cela permet aussi ne pas envahir le client d’une trop grosse quantité de devis non pertinents. Par ailleurs, les tarifs qui sont indiqués ne sont pas associés à une compagnie, vous ne pouvez donc pas savoir quelle compagnie pratique quel tarif et vos concurrents ne peuvent savoir quel tarif vous proposez.

Recherches complémentaires

Cogibus a imaginé cette fonctionnalité pour vous permettre de rentabiliser au maximum vos déplacements. La fonctionnalité de recherches complémentaires permet d’effectuer des transferts à proximité de l’endroit où se situe votre autocar pour rentabiliser la période où celui-ci est immobilisé.

Cette fonctionnalité repose sur une recherche effectuée sur la base des caractéristiques d’une demande déjà enregistrée sur Cogibus.

Questions-réponses

Lorsque vous consultez une demande de devis, une fonctionnalité de Questions/Réponses vous est proposée en bas de page. Celle-ci a été créée pour pouvoir poser des questions au voyageur si celui-ci n’a pas été assez précis sur une information qui vous semble importante.

Une fois votre question envoyée, le voyageur est immédiatement averti par e-mail et peut vous répondre facilement via Cogibus.com. Cette question et sa réponse seront publiques, c’est à dire que les autres transporteurs pourront les consulter.

Demandes liées pour autocar-partage

Il vous arrive de transporter des groupes de voyageurs dont l’effectif est bien inférieur à la capacité de vos autocars alors que certains groupes de voyageurs souhaitent pourtant effectuer des trajets similaires. Pour cette raison, nous proposons aux groupes de voyageurs dont les demandes coïncident de voyager ensemble, en partageant leur autocar.

Une fois que les deux groupes de voyageurs ont été mis en contact et ont accepté de voyager ensemble, alors sur chaque demande apparaît un lien pour montrer qu’elles sont liées l’une à l’autre. Cela vous permet pour chaque demande de proposer un devis à un tarif plus intéressant, en précisant la non-exclusivité de l’autocar. Ensuite, il faut attendre que les deux devis soient acceptés pour confirmer les deux devis.

Cette fonctionnalité peut être doublement bénéfique pour votre activité :

• Elle permet de transporter simultanément deux groupes pour un prix total supérieur au prix d’un seul groupe, mais moins cher pour chaque groupe que s’il avait voyagé dans un autocar exclusif, ce qui augmente votre rentabilité
• Elle augmente l’assiette de la clientèle potentielle car il rend l’autocar financièrement accessible à des petits groupes de voyageurs

D'où viennent les demandes publiques ?

Nos demandes de devis proviennent d’une clientèle diverse de groupes préalablement constitués :

• des utilisateurs particuliers représentant un groupe de voyageurs et qui ont déposé leur demande de devis sur Cogibus.com. Ces utilisateurs peuvent représenter des comités d’entreprises, des groupes scolaires, ou bien des clubs de sportifs, supporters, retraités …
• des agences de voyages qui utilisent régulièrement nos services pour trouver facilement et rapidement un sous-traitant pour des transferts de voyageurs
• des demandes provenant notre réseau de mutualisation (voir rubrique II-D)

Suggestions

Un voyageur peut demander au moment du dépôt de sa demande à ce que certaines compagnies en soient averties directement, parce que celui-ci a déjà voyagé avec la compagnie par exemple. Dans ce cas, vous recevrez automatiquement un mail vous invitant à déposer un devis pour cette demande.

Dépôt de devis

Principe

Une fois que vous avez trouvé une demande qui vous intéresse grâce à la recherche parmi les demandes publiques ou bien que vous avez reçu une demande privée, vous pouvez déposer un devis, qui sera directement envoyé au client souhaitant effectuer ce voyage.

Pour cela, il vous faut ouvrir la demande en question, et ensuite cliquer sur ‘proposer un devis’ juste en dessous du résumé du voyage. Ainsi, vous n’avez plus qu’à remplir les informations relatives à votre proposition, sachant que tous les paramètres ne nécessitent pas forcément d'être remplis.

Une fois le devis rempli, celui-ci sera transmis sous forme numérique par Cogibus s’il s’agit d’une demande publique, et pourra être transmis à un client privé si vous avez activé l’option ‘correspondance’ toutes les informations de la proposition sont automatiquement transmises au Voyageur.

Modularité des trajets et des passagers

Vous pouvez proposer des devis qui ne correspondent qu’à une partie de la demande du client :

• en proposant de transporter un nombre inférieur de personnes à ce qui a été demandé par le client
• en effectuant seulement une partie des trajets demandés.

Paramètres obligatoires

Les paramètres obligatoires lors du dépôt d’un devis sont :

• le nombre de véhicules nécessaires au transfert
• la capacité totale mise à disposition des passagers. Attention, le nombre de places que vous indiquez n’est pas le nombre demandé par le client, mais le nombre de sièges que vous accordez au client.
• le tarif HT et TTC de la prestation

Paramètres facultatifs

A ces paramètres obligatoires s’ajoutent des paramètres facultatifs, qui donnent davantage d’informations au voyageur. Parmis ceux-ci on retrouve :

• le forfait kilométrique (nombre de kilomètres au-delà desquels vous vous réservez le droit d'appliquer un surcoût)
• les éléments compris ou non dans le tarif indiqué (hébergement et repas du(des) chauffeur(s), frais de stationnement, frais d’autoroute)
• la possibilité une pièce jointe au format PDF.

Paramètres pré enregistrés

Des paramètres peuvent être pré-enregistrés depuis votre espace personnel sur Cogibus. Cela concerne les paramètres fixes qui ne varient que rarement d’un voyage à un autre. Ces paramètres pré-enregistrés sont :

• le supplément horaire
• le supplément kilométrique
• les conditions de paiement
• les conditions de rétractation

Commentaire interne

Lorsque vous déposez un devis, il vous est proposé dans les paramètres avancés d’écrire un commentaire interne. A la différence du ‘Commentaire du devis’, celui-ci ne sera pas visible par le client. Le commentaire interne sert à stocker toute information utile à votre personnel.

Suivi des devis

Questions/Réponses

Une fois votre devis déposé, le voyageur peut vous poser des questions grâce à un système de questions/réponses, ce qui lui permet d’avoir de plus amples informations sur un détail du devis. En cas de question de la part du voyageur, vous en serez automatiquement averti par e-mail (à condition que vous ayez activé les alertes par e-mail dans vos paramètres personnels) afin de pouvoir y répondre rapidement.

Edition PDF

Si lors du dépôt de devis vous n’avez joint aucun document au format PDF reprenant les informations du devis, alors Cogibus édite automatiquement un document au format PDF avec toutes les information utiles du devis que vous avez rempli.

Ce document est proposé automatiquement au voyageur lorsque celui-ci consulte votre proposition correspondant à sa demande, et a pour utilité de présenter les détails du devis dans un format prêt à l’impression et à la signature.

Modification de devis

En cas d’erreur ou de modification de la demande du voyageur, vous êtes libre de modifier votre devis. Les modifications ne peuvent intervenir sur les données inhérentes à la demande (lieu de départ et d’arrivée, ainsi que dates de prise en charge). Les modifications peuvent intervenir sur les autres données qui sont demandées au client mais auxquelles le devis ne doit pas forcément de se conformer (capacité, horaires, ...).

Baisse de prix

En cas d’erreur, de négociation avec le voyageur, ou d’alignement par rapport aux tarifs pratiqués par vos concurrents, vous êtes libres de revoir votre prix. Ceci peut se faire simple grâce au bouton qui vous est proposé en bas de votre proposition. Vous pouvez baissez le prix autant de fois que vous le désirez.

Report d'expiration

Si vous le souhaitez, vous pouvez reporter la date d'expiration d’un devis qui est toujours en attente, grâce au bouton ‘reporter l’expiration du devis’. La date d’expiration permet de suggérer au client un délai de décision, mais un devis dont la date d’expiration est dépassée sera toujours visible par le voyageur et celui-ci pourra toujours l’accepter.

Annulation

En cas d’erreur ou si vos disponibilités ne le permettent plus, il vous est possible d’annuler votre devis, ce qui avertira automatiquement le voyageur par mail. L’annulation d’un devis sur une demande n’empêche pas de déposer à nouveau un devis pour cette même demande.

Archivage

Une fois que la date de réalisation des devis est dépassée, ceux-ci sont directement placés dans les archives.

Export

Vous pouvez exporter toutes les données relatives aux devis dans un tableau excel.

Validation des devis

Acceptation

Une fois votre devis déposé, le voyageur en est averti par mail et est libre d’accepter ou non votre devis. Celui-ci peut prendre sa décision directement ou bien attendre plusieurs jours s’il souhaite continuer sa réflexion ou s’il espère recevoir d’autres devis. Pour toutes les demandes privées, c’est le transporteur qui lui-même modifie le statut de devis qu’il a proposé à son client.

Confirmation

Lorsque qu’un de vos devis déposés a été accepté par le voyageur, vous en êtes averti automatiquement par email. C’est maintenant à vous de confirmer votre proposition après avoir vérifié vos disponibilités pour les dates demandées par le voyageur.

Une fois le devis confirmé, vous recevez automatiquement les coordonnées du voyageur pour les demandes publiques.

Si votre devis seul suffisait à couvrir l’ensemble de la demande, alors au moment de votre confirmation notre algorithme arrête de démarcher de nouveaux transporteurs pour cette demande. Sinon, notre algorithme continue de démarcher des transporteurs pour couvrir le reste de la demande.

Facturation

Une fois les coordonnées du voyageur reçues après la confirmation de votre proposition, c’est à vous de contacter le voyageur pour passer à la facturation. Cogibus n’a pour l’instant aucun rôle dans la facturation et n’intervient pas dans le paiement du client. C’est donc à vous de facturer le client en respectant le tarif indiqué sur votre devis ainsi que les conditions de facturation enregistrée sur Cogibus.com .

Votre page publique

Principe

Chaque compagnie adhérente a une page publique qui permet aux voyageurs de se renseigner sur les compagnies, on y trouve leurs informations principales, telles que:

• un texte de présentation
• leurs mentions légales
• leur logo et autres images
• Les évaluations de voyageurs

Mentions légales

Les mentions légales de votre entreprise sont visibles pour l’ensemble des voyageurs auxquels vous avez proposé un devis. On retrouve dans ces mentions légales toutes les informations légales, d’assurance et financières de votre entreprise.

N'hésitez pas à fournir un maximum de ces informations pour rassurer le voyageur sur le sérieux de votre entreprise.

Logo et images

Cogibus vous laisse la possibilité d’agrémenter votre fiche transporteur par votre logo (qui sera visible aussi sur les devis édités par Cogibus au format PDF) ainsi que par des images de votre activité ou de vos autocars, toujours dans l’optique de rassurer le voyageur sur l’existence et le sérieux de la compagnie. Pour ces images, nous vous recommandons d’utiliser :

• des images propres à votre entreprise (photo de vos autocars, etc.)
• au format JPEG, GIF ou PNG
• avec une taille maximale de 1400x1200 pixels

API Contenu

Cogibus vous propose d'exporter automatiquement certaines données de votre compte Cogibus sur votre site internet. Cette fonctionnalité concerne en particulier les évaluations reçues.

Rendez vous dans la rubrique "Compagnie" puis "API Contenu" pour visualiser les différents widgets proposés et générer le code HTML à copier-coller dans votre site internet.

Evaluations

Principe

Après chaque voyage effectué, Cogibus propose au représentant du groupe de voyageurs d’évaluer votre prestation. Ces évaluations vous permettent d’avoir un retour sur vos services et permet aux potentiels clients d’apprécier la qualité de votre prestation, sachant que votre page publique est visible par l’ensemble des clients potentiels.

L'évaluation concerne aussi bien les voyageurs issus des demandes publiques (contactés directement par Cogibus) que les voyageurs issus des demandes privées (contactés par Cogibus si vous l'avez autorisé via la page de gestion de votre API Demandes)

Critères

La prestation est évaluée selon 3 critères objectifs :

• Accueil et ponctualité
• Conduite et sécurité
• Confort et propreté des véhicules

Le voyageur peut donner pour chacun de ces critères une note qui s’étend de 1 à 10. Il est aussi demandé au voyageur si les conditions du devis signé, et en particulier le tarif, étaient conformes à ce qui avait été négocié sur Cogibus. Le voyageur a également la possibilité de rédiger un commentaire sur son ressenti général du voyage.

Droit de réponse

La réponse du transporteur est constituée d’un commentaire libre publié avec l'évaluation.

Personnels

Principe

La fonctionnalité 'Personnels' permet à une compagnie d'enregistrer les différentes personnes travaillant dans l’entreprise à des fonctions différentes pour ensuite les affecter à différents devis ou trajets. Ainsi, il est possible d’affecter un commercial à tel devis, et un ou plusieurs chauffeurs à tel trajet.

Ajout, supression, modification

Chaque compagnie peut ajouter autant d’utilisateurs qu’elle a de personnel qui travaillent à l’aide de Cogibus. Un personnel est ajouté avec son nom/prénom, sa fonction ainsi que ses coordonnées.

Chaque personnel a un compte associé, c’est à dire que cette personne pourra se connecter sur l’espace personnel de la compagnie grâce à son adresse email personnelle.

Droits

Chacun des personnels peut se connecter à l’espace personnel de la compagnie et disposer de certains droits :

• Accès par identifiant à Cogibus
• Consultation des demandes
• Dépôt de devis, questions-réponses
• Accès aux devis des autres personnels
• Baisses de prix
• Modification des informations et paramètres de la compagnie
• Administration de l'abonnement et des personnels

Ces droits sont modifiables pour chaque personnel.

Spécificités de chaque personnel

Les paramètres suivants sont spécifiques à chaque personnel et non à l’ensemble de la compagnie :

• La langue d’utilisation
• Les paramètres d’alertes
• Les recherches pré-enregistrées

Statistiques

Cogibus vous propose différents indicateurs significatifs relatifs à votre activité, tels que :

• La moyenne du nombre de devis déposés mensuelle
• Votre temps de réaction moyen en jour avant de déposer un devis pour une nouvelle demande
• Votre taux de réponse dans votre département
• Votre coefficient de différence tarifaire (qui vous permet de voir si vous au dessus ou au dessous de la moyenne du marché)
• nous vous proposons l’évolution du nombre de devis déposés au cours des 12 derniers mois, en distinguant les devis confirmés, annulés, et encore en attente.
• Des statistiques sur les causes de refus de vos devis, ce qui vous permet de comprendre pourquoi certains de vos devis n’ont pas été retenus.

Gestion de flotte et agenda

Gestion des véhicules

Cogibus vous permet de gérer votre flotte d’autocars depuis vos espaces personnels. Cette fonctionnalité nécessite préalablement un enregistrement de chacun des véhicules sur votre compte, dans la rubrique "Compagnie" puis "Véhicules". Pour chaque véhicule, vous pouvez mentionner ses équipements et normes environnementales.

Ces deux dernières informations sont d’autant plus importantes que les voyageurs peuvent les consulter avant d’accepter un devis.

Vous pouvez importer une liste de vos véhicules au format CSV et exporter la liste de véhicules de votre espace personnel aux formats Excel et CSV.

Attribution des véhicules et de personnels

Vous pouvez affecter les membres de votre personnel ou vos véhicules à différents devis ou trajets au sein d’un même devis. Ainsi, vous pouvez affecter un commercial à un devis, et un ou plusieurs chauffeurs à chaque trajet. Par exemple, vous pouvez affecter un chauffeur à l’aller et un au retour, ou encore deux chauffeurs qui travaillent en relais pour un même trajet.

Ainsi, les différents membres du personnels peuvent consulter ces informations sur leur compte Cogibus et savoir quels sont ses trajets à effectuer et avec quel véhicule. De plus, les caractéristiques du véhicule assigné et les coordonnées du ou des chauffeurs sont automatiquement mis à la disposition des voyageurs concernés.

Agendas automatisés

Cogibus inclut un système d'agendas dynamiques automatisés. Un agenda est généré selon des paramètres précis qui incluent :

• Le type d'évènements à afficher (voyages en attente, voyages confirmés, ...)
• Les véhicules concernés
• Les membres du personnel concernés
• Les liens vers un ou plusieurs agendas extérieurs à importer et synchroniser automatiquement (Par exemple, votre agenda Google)

Quels que soient les types d'évènements à afficher, vous retrouverez dans l'agenda les évènements divers que vous avez saisis manuellement pour le ou les véhicules et membres du personnels sélectionnés (révision d’un autocar, vacances d’un chauffeur, jour férié, …)

Pour générer un agenda, vous pouvez vous rendre dans la liste des membres du personnel ou des véhicules. Sur chaque ligne se trouve un bouton "Agenda" qui permet de générer l'agenda de la personne ou du véhicule correspondant. Vous pouvez aussi aller dans "Ressources" puis "Agendas", choisir "Générer un agenda" et configurer vous-mêmes les paramètres qui vous intéressent.

Une fois généré, l'agenda peut :

• Être affiché sur la page des Agendas (rubrique "Ressources")
• Voir sa configuration enregistrée pour la retrouver plus facilement
• Être exporté sous la forme d'un lien VCalendar, qui vous permet de synchroniser automatiquement cet agenda dans votre lecteur d'agenda préféré, par exemple sur votre smartphone

Importation d'agendas

Vous avez trois possibilités pour importer un agenda :

A partir d'un lien iCAL généré par votre logiciel de planning habituel

• Inscrire le lien dans les paramètres du personnel ou du véhicule correspondant (rubrique "Compagnie" puis "Personnels" ou "Véhicules", colonne "URL Agenda"). Tous les évènements ainsi fournis seront générés dans l'agenda de la personne ou du véhicule correspondant, en tant qu'évènements importés. Cette fonctionnalité permet notamment de vérifier la disponibilité d'une personne ou d'un véhicule pour une demande donnée à partir d'un agenda importé et synchronisé automatiquement.
• Créer un agenda personnalisé (Rubrique "Ressources" puis "Agenda", onglet "Personnaliser") en ajoutant un URL (bouton "Importer un URL supplémentaire"). Vous pourrez ensuite sauvegarder la vue ainsi générée (onglet "Vues enregistrées") afin de garder ce lien en mémoire.

A partir d'un fichier (ical, ics, icf ou vCalendar)

• Rendez-vous sur la page des Agendas (rubrique "Ressources"), puis dans l'onglet "Importer". Vous pouvez charger un fichier et indiquer les personnels ou les véhicules concernés par l'import. Des évènements modifiables seront ensuite créés dans l'agenda.

Exportation d'agenda

Sur la page des Agendas (rubrique "Ressources" puis onglet "Exporter"), vous pouvez choisir de générer, à partir de l'agenda ouvert sur la page :

• Un lien iCAL que vous pouvez ensuite reporter dans votre logiciel de planning habituel. Celui-ci se mettra à jour en temps réel en fonction des évènements prévus sur Cogibus.
• Un fichier vCalendar à télécharger pour être ensuite manuellement importé dans un autre logiciel. Attention, cette fonctionnalité empêche toute mise à jour automatique.

Indicateur de disponibilité

Les agendas dynamiques servent également à fournir, pour chaque demande, un indicateur de disponibilité. Celui-ci est calculé en croisant les données de disponibilités des chauffeurs et des véhicules.

Pour que cet indicateur soit fonctionnel, vous devez avoir préalablement complété la liste de vos véhicules et de vos chauffeurs, puis assigné des devis ou créé des évènements les concernant.

Gestion de la facturation

Principe

Cogibus peut enregistrer vos factures dans sa base de données. Chaque facture est attribuée à un de vos clients privés.

Activation

Vous trouverez vos règlages de facturation en bas de la page "Paramètres" : "Facturation". Trois possibilités s'offrent à vous :

• Activée : Cogibus enregistre vos factures dans sa base de données, et les édite avec vos coordonnées, logos et mentions légales.
• Désactivée : Cogibus enregistre vos factures mais ne permet pas aux clients de les consulter en ligne. Vous pouvez en revanche les gérer et encaisser le paiement via Cogibus.
• Pièce jointe seulement : Cogibus enregistre vos factures mais ne permet aux clients de ne consulter que les versions PDF que vous mettez vous-même en ligne à chaque enregistrement de facture.

Numérotation

La page de paramètrage de la facturation vous permet de choisir la numérotation actuelle de vos factures, d'une part, et d'autre part le préfixe de celles-ci.

Vous pouvez donc adopter le système de facturation Cogibus tout en préservant votre système de numérotation précédent, ou attribuer une numérotation spécifique grâce à l'ajout d'un préfixe.

Les hashtags #annee, #mois et #mois_zero intégrés dans le préfixe permettent d'y inscrire automatiquement l'année en cours, le mois en cours et le mois en cours avec le zéro initial.

Par exemple, si vous inscrivez une numérotation à 100 et le préfixe "OCCASIONNEL-#annee-", alors votre prochaine facture portera la référence "OCCASIONNEL-2017-100".

Générer une facture

La fiche de chaque client, à la rubrique "Facturation", permet d'ajouter des lignes de facturation. Chaque ligne correspond à une prestation à facturer. Vous pouvez en ajouter un nombre illimité.

Une fois qu'il existe au moins une ligne de facturation pour un client, vous pouvez cliquer sur "Générer la facture". Toutes les lignes sont alors attribuées à une nouvelle facture à payer.

Acomptes et soldes

Vous pouvez, lors du dépôt d'un devis, paramétrer un taux d'acompte pour acceptation. Dans ce cas, le client devra, pour accepter le devis, payer l'acompte correspondant en ligne (attention, des frais peuvent s'appliquer).

Le paiement de l'acompte en ligne génère une facture correspondante, puis génèrera un avoir lors de la facturation du solde.

La page "Ressources" : "Acomptes et soldes" récapitule les prestations à venir et vous propose de demander le paiement d'un acompte ou du solde après la prestation. Pour cela, elle vous mène vers la fiche client, en ayant pré-rempli le formulaire d'ajout de ligne de facturation.

Gestion des factures

La page "Ressources" : "Facturation" vous permet de contrôler chaque facture, de les inscrire comme payées, et de relancer le client si besoin.

Gestion de l'encaissement

Principe

Cogibus a mis en place un partenariat avec Lemonway pour vous permettre d'encaisser les paiements via Cogibus. L'ensemble des données et opérations financières (transactions, coordonnées bancaires, soldes de vos comptes) sont gérées et stockées par Lemonway.

KYC

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent et et contre le financement du terrorisme, nous avons l'obligation d'effectuer des contrôles très stricts sur l'identité des détenteurs d'un compte chez Lemonway. Par conséquent, un certain nombre de documents vous sont demandés pour toute activation de votre compte Lemonway. Aucun paiement en ligne n'est possible sans les avoir fournis.

Fonctionnement

Lorsqu'une facture est éditée, ou lorsque vous déposez un devis avec demande d'acompte pour acceptation, nous générons un lien de paiement qui permet au client de payer son acompte ou le solde de la facture.

En cliquant sur le lien, il est alors redirigé vers Lemonway qui effectue le paiement et crédite votre compte. Une fois le paiement effectué, Cogibus inscrit la facture comme payée.

En cas de paiement d'un acompte pour acceptation, Cogibus place le devis comme accepté et vous disposez alors d'un délai de 6 jours pour le confirmer et encaisser le paiement. Dans le cas contraire, la transaction est annulée et le compte bancaire du client n'est pas débité.

Relevé de compte

La page "Ressources" : "Encaissements" vous permet de vérifier les transactions effectuées, et de demander un virement vers votre compte bancaire.

Cette page mentionne pour chaque transaction le montant payé par le client, le montant de la commission destinée à Cogibus et le montant du crédit sur votre compte.

Autres paramètres

Abonnement

Cette page sert à renouveler votre abonnement trimestriel ou annuel et à consulter vos précédentes factures

Alertes

Vous pouvez gérer vos alertes e-mail grâce au menu déroulant 'paramètres'. Cogibus vous propose de vous avertir par email dès qu’une activité en rapport avec vos devis ou votre compte nécessite votre attention. Nous vous conseillons d’activer ces alertes e-mail pour vous tenir informé rapidement de toute activité.

Glossaire

L'API Demandes

Une API est une application hébergée par un site internet mais utilisée par un autre site internet en toute transparence pour les utilisateurs, c’est un flux de données entre deux sites web.

L’API Demandes développée par Cogibus permet de récolter les demandes privées des clients d’une compagnie d’autocars adhérente pour ensuite les gérer depuis l’espace personnel de cette compagnie et éditer des devis.

Espace personnel

C’est l’espace sur lequel vous êtes redirigé après avoir entré votre adresse mail et votre mot de passe sur la page de connexion, ou après avoir cliqué sur un lien dans un mail. Vous êtes bien dans votre espace personnel lorsqu’il est écrit “Vous êtes connecté en tant que … “ en bas de page.

Tableau de bord

C’est la page d'accueil de votre espace personnel, sur laquelle vous trouvez un résumé de votre activité récente sur le site.

Demande publique

Une demande par laquelle un voyageur potentiel demande à différentes compagnies de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à la formulation détaillée de son voyage. Et forme une donnée.

Elle est déposée par le représentant d’un groupe de voyageur désirant recevoir des devis de différentes compagnies pour un voyage occasionnel en autocar pour un trajet précis à des dates précises.

Demande privée

C’est une demande du représentant d’un groupe de voyageur désirant recevoir un devis pour un voyage occasionnel en autocar de la part d’une seule compagnie qu’il a sélectionné préalablement, et dans un premier temps seule cette compagnie reçoit cette demande récoltée via l’API intégrée à son site web.

Devis

C’est une proposition écrite dans laquelle le fournisseur propose de vendre son service de transport à un certain prix qu'il s'engage à ne pas modifier après l’avoir confirmé. Chez Cogibus le devis est dématérialisé ; c’est un ensemble de données qui peut être présenté sous la forme souhaitée.

Personnel

Toute personne ayant un rôle dans la vente et la réalisation du transport en autocar est un membre du personnel.

Utilisateur

Un utilisateur est un personnel ayant généré un mot de passe lui permettant d’accéder à son espace personnel sur Cogibus.com pour y retrouver les informations le concernant.

Véhicules

Autocars servant au transport des groupes de voyageurs. Chaque véhicule peut être affecté à un trajet dans vos espace personnel sur Cogibus.com.

Client

Le client, parfois appelé “donneur d’ordre’’, est le représentant du groupe de voyageur qui a fait appel aux services de Cogibus et désirant recevoir un ou plusieurs devis pour un voyage occasionnel en autocar, pour un trajet précis à des dates précises. Il est le seul à faire l’intermédiaire entre le groupe de voyageur et Cogibus puis avec la compagnie d’autocar, pour les informations et la facturation.

Client privé

Un client privé ne fait appel qu’à une seule compagnie qu’il connaît ou qu’il sélectionné préalablement. Il enregistre sa demande via l’API intégrée au site web de cette compagnie. Cogibus n’entre pas en contact avec le client privé, sauf si sa demande est mutualisée.